Przeprowadzka siedziby firmy to poważne wyzwanie logistyczne. Wiąże się ona nie tylko z ryzykiem uszkodzenia mienia i wszechobecnym chaosem organizacyjnym, ale przede wszystkim może przyczynić się do wycieku lub zgubienia wrażliwej dokumentacji, a także do zaburzenia operacyjności firmy, a tym samym do ograniczenia generowanych przez nią zysków. O czym należy pamiętać, przeprowadzając firmę?

Powiadomienie urzędów i kontrahentów o zmianie adresu przedsiębiorstwa

Zmianę adresu firmy należy zgłosić do 7 dni od momentu przeprowadzki. W większości przypadków wystarczy, że zmiana adresu zostanie zgłoszona w rejestrze, w którym wpisana jest firma. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek jawnych wystarczy zaktualizować dane w CEIDG.

W przypadku spółek prawa handlowego należy zgłosić zmianę adresu w rejestrze KRS. Zmiana wpisu w CEIDG lub KRS wystarczy, aby pozostałe urzędy – US i ZUS pobrały nowy adres przedsiębiorstwa. Wyjątkiem jest zmiana adresu, która powoduje przeniesienie się pod jurysdykcję innej jednostki US. W przypadkach niektórych spółek konieczne będzie jednak samodzielne zgłoszenie zmiany adresu do Urzędu Skarbowego za pomocą formularzy NIP-2 lub NIP-8, zależnie od rodzaju spółki.

O zmianie adresu należy także powiadomić wszystkich usługodawców i dostawców mediów, a także kontrahentów przedsiębiorstwa. Nie należy zapomnieć również o aktualizacji danych w wizytówce Google, na stronie firmowej i w mediach społecznościowych.

Precyzyjne zaplanowanie przeprowadzki kluczem do sukcesu

Formalności związane z przeprowadzką to jedno, natomiast prawidłowe przygotowanie logistycznej strategii przeprowadzki, to drugie niezwykle ważne zadanie. Należy pamiętać, że przeprowadzanie siedziby firmy to złożony proces, który może stać się źródłem wielu problemów. Źle rozplanowana przeprowadzka może znacząco przedłużyć chaos organizacyjny i uniemożliwić firmie uzyskanie zdolności do generowania przychodów.

Na długo przed dniem przeprowadzki warto stworzyć dokładną ewidencję mebli, dokumentów, przedmiotów i urządzeń oraz sprzętów, które będą przenoszone do nowej lokalizacji przedsiębiorstwa. Ewidencjonowanie majątku firmy to świetny czas na uporządkowanie siedziby oraz wyrzucenie, zutylizowanie lub sprzedanie niepotrzebnego wyposażenia. Ograniczy to złożoność przeprowadzki oraz jej koszty.

Przedmioty klasyfikujące się do przeprowadzki warto zawczasu umieszczać w odpowiednio oznaczonych pudłach według stopnia ich ważności. Rzeczy, które w dłuższej perspektywie są mniej istotne, warto pakować w pierwszej kolejności, a najważniejsze z nich umieścić w kartonach na samym końcu.

Warto także odpowiednio dobrać opakowania i zabezpieczenia do rodzaju transportowanych mebli. Szklane i delikatne elementy wyposażenia należy zabezpieczyć folią bąbelkową. Małe bibeloty czy sprzęt komputerowy umieścić w kartonowych pudłach, a elementy mebli owinąć folią stretch.

Dobra firma przeprowadzkowa kompleksowo zadba o sprawną przeprowadzkę

Każda profesjonalna firma przeprowadzkowa nie tylko posiada niezbędne materiały i opakowania do przeprowadzki, ale także kompleksowo doradzi i zabezpieczy transportowane przedmioty.

Dodatkowo specjaliści firmy przeprowadzkowej zajmą się demontażem oraz montażem mebli, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą angażować w ten proces swoich podwładnych, zyskując czas na odpowiednie zorganizowanie przenosin swojej siedziby.